De Federatie API gaat aan de slag na het ontvangen van een melding. Dat gebeurt via een vastgelegd handelingsprotocol en bestaat uit 6 fases.

Fase 0: Melding, onthulling, vaststelling
Bij de melding van een incident, zowel bij een vermoeden, onthulling als vaststelling, is het van belang zorgvuldig in kaart te brengen wat de inhoud van de klacht of melding is en hoe deze gegevens bij de API terecht komen.
De informatie kan rechtstreeks bij de Federatie API komen van één van de leden (of familie), via de Club API, of/en via het clubbestuur. Afhankelijk van hoe deze informatie gedeeld wordt kan het nodig zijn extra informatie in te winnen, om de melding verder in kaart te brengen.
Vaak is de melder niet het slachtoffer of een rechtstreeks betrokkene, maar een derde. Soms is de ‘melder’ ook geen rechtstreeks getuige van een voorval, maar werd door een betrokkene op de hoogte gebracht.

Fase 1: In kaart brengen van de situatie
Bij de melding van een incident, is het van belang zorgvuldig in kaart te brengen welke informatie men heeft en welke gegevens ontbreken of moeten worden geverifieerd. Dit gebeurt via een gesprek met de melder, het verzamelen van objectieve gegevens, communicatie en registratie van de melding.

Fase 2: Inschatten van de ernst en advies
Via intern overleg met een ethische commissie of extern advies wordt er een inschatting van de ernst van de feiten gemaakt. Bij lichte feiten is een overleg niet steeds nodig maar bij ernstige feiten is het aangewezen om een vorm van overleg te plannen. Zo wordt er nooit, doch discreet, gehandeld. Vervolgens wordt er een advies geformuleerd, rekening houdend met de verwachtingen van de betrokkenen en de ernst van de feiten.

Fase 3: Uitvoeren van het advies
Voor het uitvoeren van het advies is de regie in handen van het clubbestuur, en heeft de federatie API enkel een adviserende en ondersteunende rol. Op vraag van het Clubbestuur kan de club of federatie API deeltaken opnemen. Dat advies kan bestaan uit interne opvolging, hulpverlening, tuchtmaatregelen en mogelijk zelfs een juridische procedure.

Fase 4: Nazorg en evaluatie
In de nasleep van een incident is er vaak weinig aandacht voor de beleving en de gevolgen daarvan voor alle betrokkenen. Zo kunnen gevoelens van onveiligheid of onrecht lang blijven aanslepen en ervaren mensen nadelige gevolgen. Meestal hebben betrokkenen behoefte aan meer en betere nazorg. Hier opnieuw is de regie in handen van de Club, en kan de federatie API een adviserende rol spelen.
Bovendien is gebleken dat hoe beter de organisatie de nazorg heeft georganiseerd hoe minder er sprake is van herhaling van dezelfde soort incidenten. Ook de transparantie over hoe het incident is opgevolgd, zorgt voor een gevoel van veiligheid en vertrouwen in de organisatie.

Fase 5: Verbeteracties in het beleid
In veel gevallen is een incident een uitnodiging om kritisch naar het eigen beleid en de praktijk van de sportclub te kijken. Moeten er zaken worden aangepakt, zijn afspraken onduidelijk, is er teveel ruimte voor interpretatie, hoe wordt het toezicht uitgevoerd, zijn alle begeleiders vertrouwd met de basisafspraken enzovoort. Veel vragen dus. Tijd om een reflectie te maken en een paar verbeteracties voor te stellen en uit te voeren. Bij deze interne analyse kan de API ondersteuning bieden.